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Facilita la gestión de equipos de trabajo remoto con estas herramientas y consejos.
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El año de 1969 marcó a la humanidad con un antes y un después; fue la fecha en que, los historiadores han consensuado, la internet hizo su aparición en el mundo.

La vertiginosa evolución de la tecnología, desde entonces, ha permitido el desarrollo de un sinnúmero de plataformas, aplicaciones y sistemas, encaminados a mejorar la comunicación y el desarrollo de las personas, desencadenando así la presencia de muchas herramientas de gestión de equipos de talento humano en nuestras vidas.

Si bien desde hace ya muchos años existe una amplia gama de estas plataformas en uso, fue hasta que llegó la pandemia mundial por COVID-19 que las personas fueron obligadas a recluirse en sus casas en búsqueda de seguridad y salud, y donde explotó la necesidad de usarlas en las más diversas generaciones laborales.

Fue entonces cuando verdaderamente todas las corporaciones comenzaron la frenética búsqueda de conectar a la gente para poder seguir funcionando, considerando las mejores opciones tecnológicas que ofrece el mercado para poder continuar operando aún en la modalidad remota.

La gestión de equipos se digitalizó muchísimo a raíz de la COVID-19.

El trabajo remoto y los beneficios que trajo consigo

Uno de los primeros temores que acudieron a la mente de los líderes cuando hubo la necesidad de trabajar desde casa, consistió en si las personas estaban preparadas para ello.

Seguramente al inicio del confinamiento, las llamadas continuas y el micromanagement se incrementaron, en un intento por confirmar que todo estaba caminando adecuadamente.

A medida que tanto líderes como colaboradores se fueron adaptando a esta nueva modalidad, el estrés se relajó, para dar paso a un ambiente más productivo que demostró satisfacer a todas las partes.

De acuerdo al reciente estudio de Lenovo La tecnología y el cambiante mundo laboral los colaboradores se sienten más satisfechos y productivos que antes, trabajando desde sus casas.

De acuerdo con el mismo estudio, esta modalidad les ha permitido mantener el mejor equilibrio laboral–personal, les ayuda a colaborar con otras causas, automatiza algunas de sus funciones y les facilita interactuar con otros equipos de trabajo de diferentes áreas.

Aunque parezca contradictorio, el confinamiento y el trabajo remoto, acercaron a los colaboradores a un núcleo de comunicación más eficiente e implicó cohesionar a la comunidad de la empresa.

Los retos que plantea a los líderes la nueva realidad

El elemento más valioso que tiene una organización son las personas; una organización puede tener la mejor tecnología, el mejor producto y los procesos más innovadores, pero sin la gente calificada para hacer que la maquinaria funcione, no habrá progreso en el cumplimiento de objetivos.

Estas condiciones de trabajo remoto han aportado más felicidad de la que creíamos a todos los colaboradores de cualquier organización; no obstante, la tarea del líder se ha visto complicada, porque no es lo mismo le gestión de equipos en la oficina, que tener dispersas a las personas a larga distancia.

La primera pregunta que viene a la mente es ¿cómo hacer para gestionar al equipo a larga distancia? Disciplina y orden es la respuesta.

Para ser eficiente en la gestión del talento humano, cada paso del líder debe ser planificado con anterioridad. La agenda debiera ser establecida para asegurar que hay interacciones grupales y que se dedica el tiempo suficiente a cada integrante del equipo de forma individual.

El tiempo que el talento dedica a su trabajo es un activo sumamente importante, siguiendo el dicho anglosajón de time is money. Los elementos más importantes a considerar por un líder, en relación al tiempo de su equipo son:

  • Realismo. Por lo general, los altos cargos de una organización creen que una tarea se realiza en menos tiempo de lo que en realidad implica. Una buena práctica podría consistir en medir el tiempo una vez que se hace un encargo. Esto puede servir para calcular el tiempo que toma una tarea similar y poder tenerlo en cuenta para ejecuciones futuras.
  • Eficiencia. Todos hemos estado en una junta proyectada para 20 minutos que finalmente se transforma en una hora. Una buena práctica es nombrar a alguna persona el administrador de tiempo; esto ayuda a que las reuniones se hagan más eficientes porque un tercero imparcial es el encargado de moderar los temas e indicar que los tiempos asignados se agotan.
  • Bloques. Establecer una cultura de reuniones por bloques es efectivo, cada persona tiene únicamente unos minutos designados para participar, esto hace que el grupo se ajuste a los espacios asignados, preparando el discurso como es debido.
La gestión de equipos de trabajo es una tarea sumamente estratégica.

7 herramientas para gestión de equipos

Las videoconferencias facilitaron de gran manera la necesidad existente de contacto; sin embargo, como por arte de magia, surgió una nueva: gestionar al equipo de trabajo a distancia y que este pueda interactuar tal y como si estuviera dentro de un espacio común.

Ante este escenario es que surgen los desarrollos de gestión de equipos de trabajo, que deben ser flexibles, dinámicos, amigables y de fácil operación, aportando soluciones eficaces para optimizar y gestionar el trabajo remoto de los colaboradores. Veamos algunas de estas soluciones:

  1. Monday

Tal vez la más completa del mercado; una plataforma personalizable que se adapta al crecimiento del equipo y tiene la capacidad de gestionar proyectos y áreas específicas tales como Mercadotecnia, CRM y Ventas, Capital Humano, Tecnología y áreas creativas diversas por citar sólo algunas, dentro de su sistema operativo de trabajo (Work OS).

Tiene la capacidad de interactuar con aplicaciones estándar como paquetería de Office, Google, LinkedIn, etc., e integra soluciones como dashboards automáticos que se generan a partir de bases de datos preestablecidas.

Otra ventaja que ofrece este desarrollo es la posibilidad de gestionar a distancia la carga de trabajo del equipo laboral, gracias a la posibilidad de poder observar en tiempo real qué labores está ejecutando cada quien.

Adicionalmente, tiene una gran seguridad para la protección de datos e información sensible. De igual forma, entre sus peculiaridades, automatiza los flujos de trabajo y tiene la función de alternar la versión de escritorio con dispositivos móviles en sus dos versiones: Android e iOS.

Monday tiene distintas modalidades de pago, que van desde la gratuita (que permite a dos usuarios) hasta la corporativa que es ilimitada.

2. Asana

Una plataforma segura, confiable y dinámica que permite crear planes, coordinar tareas y darle seguimiento a los tiempos. Entre sus ventajas se encuentran la posibilidad de crear objetivos estratégicos y compartirlos con el equipo de trabajo.

Otra bondad de Asana es su capacidad de gestionar formularios que pudieran tener un excelente resultado en el manejo de las publicaciones de ofertas laborales y la recepción curricular. Asimismo, permite al usuario crear cronogramas y diagramas de Gantt en tan sólo minutos.

De igual manera que otros desarrollos, permite al supervisor gestionar sus recursos en línea, ya que cuenta con la funcionalidad de poder ver la carga de trabajo de los miembros del equipo laboral en cada uno de los proyectos.

Asana se presenta en 3 modalidades: sin costo, Premium y Business.

3. Trello

Más que gestión de equipos, Trello es un facilitador de tareas; un planeador muy intuitivo que ayuda a crear tableros y seguimiento a los flujos de trabajo, todo lo que tenga que ver con ejecuciones y sus tiempos de cumplimiento.

Facilita la planeación de cada etapa de cualquier actividad, convirtiéndose en un desarrollo que permite ver cada una de las tareas que hay que lograr a nivel milimétrico con la posibilidad de compartirse, alimentarse y actualizarse para varios usuarios conectados dentro de la misma plataforma.

Adicionalmente, este gestor de tareas crea tableros, listas y tarjetas inteligentes que permiten asignar tareas específicas a cada persona; una herramienta muy útil para la co-creación y seguimiento de planes y proyectos.

Trello está disponible en dos versiones: pago y gratuito, siendo la versión gratuita lo suficientemente completa para no necesitar más al parecer de muchas personas, ¡pruébalo!

4. Planner

Planner parece ofrecer beneficios similares a los de otras herramientas (creación de timelines, seguimiento a proyectos, tableros, etc.) sin embargo, tiene una gran ventaja: pertenece a la familia Microsoft, lo cual le permite convivir en el entorno de Teams, plataforma muy usada –especialmente en los últimos meses– para comunicación en línea, ya sea escrita, en audio o también con video.

Además, cuenta con todas las facilidades que Outlook puede aportar, gestionar un repositorio de notas virtuales con One Note en la nube y observar en tiempo real cómo sus documentos se van alimentando.

En este ecosistema, el equipo de trabajo puede crear un escritorio dedicado a mostrar los tableros de tareas creadas con Planner y de esta forma evita alternar con otras tecnologías, con la ventaja de centralizar todo dentro de un mismo sitio.

Planner también se presenta en tres modalidades de costo mensual a través de la paquetería de Office: Office 365 Business, Office 365 Business Premiun y Office 365 Business Essentials, aunque si ya se cuenta con la licencia de alguno de estos, está incluido en el paquete.

5. Google Workplace

Este desarrollo de la familia Google no es tan completo como los otros, pero permite la colaboración en tiempo real, ya que los usuarios pueden trabajar en un mismo archivo y los cambios se reflejan a medida que se van generando.

A través de esta suite, dentro de la misma plataforma se ofrece espacio ilimitado para almacenamiento de archivos en la nube.

Asimismo, se integra perfectamente con Google Calendar, lo que permite crear flujos de tiempo y se pueden realizar videoconferencias, reuniones y chat con la ventaja de poder compartir pantallas.

Tal vez uno de los atributos más interesantes de esta plataforma es que es gratis y se puede usar desde dispositivos móviles.

6. Toggl

Un software que tiene distintas apps. Toggl track permite medir la variable tiempo en cada acción que se realiza, ya que pueden indexar varios proyectos y accionar un temporizador para saber cuánto tiempo es invertido en cada etapa.

Cuenta con la función de realizar informes detallados y gráficos para poder conocer cómo se ha invertido el tiempo de los colaboradores, y se integra perfectamente a Google y Trello.

Este módulo cuenta con la versión gratuita y la versión de pago.

7. Kanbanflow

Un gestor de proyectos que permite crear listas de tareas y compartirlas entre los miembros. Se pueden asignar descripciones a cada tarea, responsables, tiempo de ejecución, sub tareas y notas a cada una.

Un valor agregado de Kanbanflow es que tiene su propio temporizador, que de manera inteligente está distribuido en lapsos de 25 minutos y un descanso intermedio de 5, que cumple con la técnica de trabajo en bloques Pomodoro.

Las modalidades de esta aplicación son dos: gratuita y Premium.

Las herramientas digitales de gestión de equipos facilitan el trabajo colaborativo remoto.

Los siguientes pasos para un trabajo remoto exitoso

Aun con toda la tecnología disponible, la labor de un líder sigue siendo retadora: hay muchas variables que habrá que tomar en cuenta para continuar trabajando satisfactoriamente bajo distintos escenarios.

Con todo, aún es posible continuar en esta modalidad remota, tratando de equilibrar las condiciones de trabajo. A continuación, unos consejos (más allá de las herramientas que te hemos dado) para una gestión de equipos efectiva a distancia:

  • Igualdad. Existen áreas que no gozarán de la posibilidad de trabajar desde casa, como los call center, las áreas comerciales y todas aquellas funciones que tienen la función de dar la cara al cliente dentro de la cadena de valor (aunque hay grandes avances en este aspecto), por lo que habría que considerar un modelo de trabajo híbrido para todos; este pudiera ser escalonado dando la misma posibilidad por igual.
  • Productividad. Para que continúe incrementándose la productividad y satisfacción de los colaboradores, es muy necesario estar atento a su salud física y emocional; permanecer en un espacio cerrado tantas horas, sumadas a las dedicadas a la familia, podría traer consigo un desequilibrio mental bastante fuerte.
  • Seguridad cibernética. El modelo de trabajo a distancia ha hecho más vulnerables a las organizaciones, y ahora es cuando ellas deberán invertir más en la protección de sus datos.
  • Infraestructura. Anteriormente se consideraba, en algunos casos, el beneficio de vales de comida y gasolina, ¿qué sucedería si las empresas modificaran sus beneficios y cambiaran algunos por una buena silla de trabajo o equipo de oficina, u ofrecieran créditos para adquirirlos, mejorando con ello las condiciones de trabajo en casa? Sólo hay una manera de comprobarlo, que es la puesta en marcha de algún piloto para implementar estos nuevos beneficios de trabajo desde casa.

Son muchas las iniciativas a considerar para continuar fortaleciendo y haciendo eficiente el trabajo remoto, ya sea dentro de una modalidad híbrida o 100% a distancia. Lo que es una realidad, es que el trabajo y los colaboradores ya no serán los mismos que antes, y esto obliga al líder de Capital Humano a continuar considerando innovaciones, si es que la organización desea seguir conservando satisfechos a sus colaboradores.

En resumen, todavía hay un camino que andar para asegurar que las condiciones de trabajo fluyan adecuadamente, que la organización siga siendo productiva y que el colaborador continúe satisfecho para entregar buenos resultados.

Para ello, como ya lo mencionamos, hay muchas herramientas disponibles para ayudar al líder de Talento a gestionar a sus equipo, sólo es necesario escoger la que mejor se adapte a sus necesidades. Pero también está, desde luego, el foco que en nuestra industria nunca se debe perder: recuerda que la transformación digital pasa antes por las persona que por la tecnología.

Y para ello, es necesario hablar de competencias laborales digitales adecuadas para modelos de trabajo remoto. Debajo encontrarás una última herramienta de mucha ayuda para esto: nuestro Diccionario de competencias laborales para la nueva normalidad. Encontrarás más de 50 competencias laborales, con aquellas que son digitales y de talento transformacional marcadas; todas, con los comportamientos que las evidencian. Es gratis, obtenlo sólo haciendo clic.

Diccionario de competencias laborales para la nueva normaidad en México