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En 2013, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) identificó el surgimiento de nuevas enfermedades profesionales, para las cuales no existía normatividad. Entre estos nuevos riesgos emergentes se encontraban los de carácter psicosocial.

En 2016, en el marco del Día Mundial de la Seguridad y Salud, esta misma organización dio a conocer información sobre los factores de riesgo psicosocial, afirmando que era un problema que estaba presente en todas las profesiones y, por ende, afectaba a todos los trabajadores en el mundo, colocando a los centros de trabajo como una fuente primaria de riesgos psicosociales y, al mismo tiempo, como el mejor lugar para prevenirlos.

Ese mismo año (2016), la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), a través del Programa de Bienestar emocional y desarrollo humano en el trabajo (PRONABET), promovió un proyecto que tenía el objetivo de incentivar empleos de calidad a través de políticas y líneas estratégicas de acción que fortalecieran la seguridad y salud en el trabajo.

La NOM-035-STPS-2018 emana de la necesidad de que la legislación mexicana en materia laboral contara con disposiciones que establecieran protocolos a seguir para la prevención y tratamiento de los factores de riesgo psicosocial a los que se encuentran expuestos los trabajadores en sus jornadas laborales diarias.

El proyecto fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de octubre de 2018, entrando en vigor su primera fase al siguiente año de tal publicación, y la segunda, a los dos años siguientes de dicha fecha. De esta norma podemos destacar varios elementos importantes, como:

Sabemos que cumplir con la Norma Oficial Mexicana 035 está siendo todo un reto, y algunas organizaciones aún tienen algunas dudas sobre los procesos que enmarca la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, por esa razón te brindamos cinco elementos clave para potencializar tus planes y no dejar pasar ningún requisito para cumplir con esta Norma.

Prevén los factores de riesgo psicosocial con estas 5 acciones

  1. Política de prevención de riesgos psicosociales.

La guía de referencia IV, mejor conocida como la política de prevención de riesgos psicosociales alberga los lineamientos y compromisos para crear un ambiente de trabajo adecuado para las personas. Este documento es de los más importantes y se puede incluso desarrollar antes de implementar las guías de referencia I, II y/o III.

Si aún no has elaborado esta guía de cumplimiento obligatorio para todos los centros de trabajo, o si requieres actualizarla con base en los resultados de las guías que evalúan los factores de riesgo psicosocial, aquí te damos algunas recomendaciones:

  • No incluyas prácticas que prospectes desarrollar en el futuro. Uno de los puntos que debes conocer es que los lineamientos que incluyas en la política deben ser ejecutados en ese momento, es decir que, si uno de los acuerdos es hacer evaluaciones de desempeño cada tres meses, a fin de generar un impacto en las cargas de trabajo y promover el reconocimiento, desde que publiques el documento deberás de encontrarte haciendo la primera evaluación.
  • No dejes fuera ningún dominio: aún cuando tu centro no esté obligado a implementar la guía de referencia II o III, te recomendamos incluir cada dominio dentro de tu política, pues la Norma requiere desarrollar estrategias de prevención, las cuales pueden encontrarse plasmadas en esta serie de compromisos, evidencias que pueden ayudar a reportar el cumplimiento de estas medidas.
  • Actualiza tu política. Uno de los pasos que a veces se dejan de lado es la actualización de los documentos, siendo de los más importantes para dar evidencia de que estamos actuando y desarrollando estrategias para crear ambientes de trabajo basados en el bienestar.

Por este motivo, te recomendamos que agendes cada seis meses una sesión con tu equipo de trabajo para la revisión de la política, analizando qué estrategias realmente generaron impacto y qué acciones incluso pueden reemplazarse por otras medidas, siempre compartiendo estas actualizaciones con tus colaboradores, a fin de que todos estén enterados y puedan llevarlas a cabo en conjunto.

  • No subestimes lo básico, que puede ser, por ejemplo, usar un lenguaje claro. Hay que tener muy presente a la hora de redactar la política que el uso de términos sencillos, palabras concisas y precisas puede ayudarnos a que todos nuestros colaboradores se comprometan más gracias a una comprensión completa de cada lineamiento, sin dar pie a malentendidos o nula comprensión de lo transmitido.
    De igual forma, puedes apoyarte de términos que utilicen en tu organización, palabras que forman parte de su cultura, fomentando la cercanía.

2. Evidencias

Uno de los aspectos más importantes, que ayudan a acreditar que todo se hizo conforme a lo estipulado en la norma, es el de las evidencias. Este paso debes tenerlo muy claro porque aplica para todos los centros de trabajo, y en caso de tener una auditoría, serán de los primeros insumos que te soliciten.
A fin de que puedas sentir más seguridad en el desarrollo de estos entregables, te brindamos algunas buenas prácticas para que puedas tacharlo en tu lista de comprobación de compromisos NOM-035:

  • Desde que empieces a trazar el proyecto, guarda todos los documentos en una carpeta especial; recuerda que todo sirve como evidencia. Desde los cuestionarios resueltos por cada colaborador, pasando por los resultados globales de tu centro de trabajo, hasta tu programa de intervención.
  • No es necesario que todo lo tengas en físico, la norma nos permite tener evidencias digitales, sólo recuerda guardar todo en una carpeta especial, para que en caso de una auditoría lo tengas a la mano.
  • No es necesario que todos tengan la carpeta de evidencias. Selecciona a una persona encargada de guardar todos los documentos, pues debes recordar que hay que resguardar la confidencialidad de los datos en todo momento.
  • Si aún tienes dudas sobre los documentos que integran tu carpeta de evidencias, te recomendamos remitirte al numeral 10.2 de la Norma Oficial Mexicana 035, donde encontrarás el tipo de comprobación, el criterio de aceptación, así como las observaciones de cada disposición.

3. Canalización de colaboradores

Sabemos que el proceso de canalización de colaboradores es de los pasos más complejos que integran a la norma, pues consta de mucho compromiso y respeto en el manejo de información, por esta razón te dejamos algunos consejos para dar cumplimiento de manera asertiva:

  • Recuerda que independientemente de las personas que deban ser canalizadas por acontecimientos traumáticos severos, resultado que recibimos por parte de la guía de referencia I, también deberás canalizar a los colaboradores que hayan sufrido violencia laboral o presenten factores de riesgo muy altos.
  • La STPS nos indica que apliquemos las guías de referencia cada dos años, no obstante, te aconsejamos que puedas aplicar al menos la guía de referencia I cada seis meses, a fin de que puedas darle seguimiento al bienestar de los colaboradores, sobre todo tomando en cuenta el contexto actual de pandemia por COVID-19.
    Este paso también te servirá para analizar si las estrategias e intervenciones que estás llevando a cabo actualmente están generando un impacto o, por lo contrario, los factores de riesgo psicosocial se encuentran en un nivel igual o mayor que las evaluaciones pasadas.

4. Programa de intervención

Empezar a diseñar el plan de acción es de los pasos más difíciles, sobre todo cuando se trata de potencializar el bienestar de la organización, cuidando la calidad de vida de todos. Por esta razón, te enlistamos algunas sugerencias a fin de que puedas ayudarte en este proceso de creación:

  • No empieces de cero. No es necesario que veas este estudio como único e independiente, puedes apoyarte de encuestas de clima laboral o pulsos de bienestar para trazar un plan de acción integral, con la finalidad de que no diseñes recomendaciones exclusivas para cada proceso.
    Por ejemplo, si anteriormente aplicaste un estudio de clima puedes analizar esos resultados para tus indicadores, comparar aquellos que tengan finalidades parecidas (como liderazgo), evaluar tus estrategias y armar un plan de acción integral que cumpla con el objetivo de ambos estudios.
  • Cuando generes tus acciones, ten en cuenta cómo evaluarás su impacto: puede ser a través de grupos focales, estudios comparativos, encuestas de satisfacción, etc., tomando en cuenta tanto evaluaciones cuantitativas como cualitativas que puedan brindarte más información.

Este es un paso que muchos líderes se saltan, pero que puede ayudar a incrementar la efectividad de las estrategias si lo tomamos con seriedad, sobre todo, cuando nos guiamos de acciones que hemos observado en otras organizaciones o que nos recomendaron, y no las alineamos a nuestros contextos.

Si aún te quedan dudas sobre cómo trazar tu plan de acción, te dejamos un modelo que puedes tomar como base, a fin de crear un modelo holístico que te permita accionar por fases, pero, sobre todo, que cumpla con el objetivo final.

5. Difunde la información

Tenemos claro que la NOM-035 nos estipula que debemos difundir la información sobre la política de prevención de riesgos psicosociales, las acciones de control y prevención y los mecanismos para presentar quejas, entre otros aspectos, pero también tenemos claro que a veces la comunicación organizacional puede llegar a ser un talón de Aquiles para muchas organizaciones.

Pero ¡no te preocupes! A continuación, encontrarás una serie de buenas prácticas que te ayudarán a complementar tus estrategias de comunicación interna.

5 buenas prácticas para mejorar tu comunicación organizacional

  1. Define tus canales de comunicación, y delimita aquel en el que todos puedan acceder con facilidad, por ejemplo, la intranet. Este es un espacio funcional para empresas donde todos sus puestos pueden acceder sin problema a este sitio web, sitio que será uno de los mejores canales para publicar nuestra política o incluso las estrategias que estaremos realizando a fin de que todos puedan involucrarse.
  2. Realiza una sesión de resultados con tus líderes de equipo, a fin de sensibilizarlos sobre la importancia de generar acciones de prevención y control, y fomentar la participación de todos. Esta sesión también puedes llevarla a cabo a nivel organizacional, a fin de que todos puedan participar en la conversación e incluso dar pie a que puedan comentar sus impresiones.
  3. No es necesario que al momento de difundir incluyas todos los resultados de todos los cortes que realizaste en tu análisis, esto sólo desviará la atención que el colaborador pueda brindarte en la sesión de resultados. Te sugerimos que incluyas aquellos gráficos que generen sensibilización, como el nivel de riesgo global, las categorías y dominios haciendo hincapié tanto en las fortalezas como en las áreas de mejora.
  4. Después, que cada líder tenga una sesión con sus equipos de trabajo para presentar los resultados de esa área. Incluso, como una actividad, podrán diseñar en conjunto con el área de Capital Humano (o quien lidere el proyecto de NOM-035), los programas de intervención a fin de generar mayor compromiso en el cumplimiento con el bienestar laboral.
  5. Una de las razones por la que las encuestas de clima laboral, pulsos de bienestar y ahora las guías de referencia de la NOM-035 reflejan una menor participación e impacto en las organizaciones, es porque pocas veces se da seguimiento a los hallazgos obtenidos, o se generan estrategias que no se difunden con todos, por lo que los colaboradores piensan que sus opiniones no fueron escuchadas y, por ende, que no vale la pena seguir participando.
    Por esta razón, y también como una responsabilidad para dar cumplimiento a esta Norma, es fundamental compartir las acciones que se van a emprender con base en los resultados, para que los colaboradores sepan que el diagnóstico es solo el primer paso: el segundo es que se realicen estrategias en conjunto para seguir promoviendo esa cultura de bienestar.

Mejorar las condiciones de trabajo es una medida indispensable para evitar que tus colaboradores se sientan poco motivados en su actividad laboral, o incluso para disminuir el riesgo de que puedan presentar daños físicos o psicológicos por estrés, mal equilibrio entre la relación trabajo familia, ambientes de trabajo inseguros o incluso violencia laboral.

Por esta razón, resulta fundamental que creemos una cultura de trabajo basada en el bienestar propiciando entornos laborales seguros para cada colaborador.

Si quieres dar hoy el primer paso para cumplir con la NOM-035, descarga nuestra plantilla para implementar tu propia política de prevención de factores de riesgo psicosocial haciendo clic abajo. Luego, llena con los datos de tu organización ¡y listo!: estarás en el camino correcto hacia este cumplimiento normativo que, después de todo, es cumplir con las personas que, con su, labor diaria, hacen que las cosas sucedan.

Plantilla para tu política de prevención de riesgos psicosociales